原標題：數字賦能 推進檔案工作規范化建設

來源：中國教育報

原標題：數字賦能 推進檔案工作規范化建設

來源：中國教育報

在大數據時代背景下，高職院校開展檔案管理數字化建設，對加強教學、科研、資產管理以及提升辦學水平有著十分重要的意義。煙臺職業學院通過制定和完善檔案管理數字化政策、加強檔案管理數字化設施投入、提高檔案管理數字化專業人才水平、推進檔案管理數字化平臺建設、提升檔案管理數字化服務水平等一系列舉措，實現了檔案管理的規范化建設與高質量發展。

制定和完善檔案管理數字化政策

煙臺職業學院高度重視檔案管理數字化建設工作，并將其融入到教學、科研、資產管理等多個方面。在實際工作中，學校通過組織相關職能部門，制定和完善多項檔案管理數字化政策，明確檔案數字化的流程和要求，建立檔案管理數字化的責任制度和審核制度，確保數字化、智能化技術的應用符合法律法規和學校的各項規章制度。依據相關標準與規范，圍繞檔案數字化的格式、質量、檢索等方面開展標準化建設工作。同時，制定便捷的檔案借閱制度，優化查檔流程，使其更趨合理高效，確保檔案管理工作有章可循、有規可依，增強了檔案管理數字化的規范性與可操作性。

?加強檔案管理數字化設施投入?

煙臺職業學院在檔案管理數字化過程中，把檔案管理數字化建設所需經費納入到學校預算中，根據建設進度和需求，分階段、有計劃地投入專項資金，提高資金使用效率，保證檔案管理數字化項目建設按期進行。近年來，學校先后購置了多項先進的數字化設備，如高速掃描儀、數字化存儲設備，以及專業的檔案管理軟件，大大提高了檔案管理數字化水平。同時，完善數字化項目的基礎設施，加強網絡建設，提高網絡的帶寬和穩定性，以支持大量檔案數據的傳輸和存儲。采用先進的加密技術，對檔案數據進行加密處理，讓數字化平臺在一個安全可靠的網絡環境中運行，確保數據在存儲和傳輸過程中的高效與穩定。通過一系列數字化設施建設，為檔案管理規范化和高質量發展提供了保障。

提高檔案管理數字化專業人才水平

?實現檔案管理數字化，離不開檔案管理方面的專業技術人才。在推進檔案管理數字化過程中，檔案管理人員的精力從以前紙質資料的收集、整理、編目等工作，轉移到檔案數據分析和數據挖掘，以充分實現檔案管理數字化價值，這就需要有大量專業技術人才。為提高檔案管理數字化專業人才水平，學校專門組織檔案管理人員參加數字化培訓班，學習檔案數字化管理知識、檔案數字化處理技術等。鼓勵檔案管理人員參加繼續教育課程和進修班，及時更新知識結構，掌握新的數字化技術和檔案管理理念。近年來，學校引進多名計算機、信息管理等專業人才，充實了檔案管理數字化建設隊伍，加速了檔案數字化建設進程。

推進檔案管理數字化平臺建設

檔案管理數字化平臺建設，是實現檔案管理規范化建設和高水平發展的關鍵舉措。學校組織專業技術力量，從資料的收集、整理、歸檔到大數據平臺的搭建，做了多方面工作。第一，對原有紙質檔案進行數字化處理，完成檔案平臺基礎數據建設，初步實現網上查閱電子檔案功能。第二，對數據系統進行升級改造，根據平臺的各功能模塊，完善平臺各項細分功能。第三，加強資產管理檔案數字化建設，構建全面高效的資產管理數字化系統。利用人工智能、大數據分析等技術，實現對資產檔案信息的智能分類、智能檢索等功能，提高了資產檔案的管理水平。第四，數字化平臺的運營和維護。學校安排專業人員對數字化平臺進行日常維護和安全管理，做到檔案信息及時登記和更新，提高了檔案使用效率，保障了檔案信息的準確性和安全性。

提升檔案管理數字化服務水平

學校的數字化平臺如同一座信息庫，存儲了多方面的數據和信息，這也決定了檔案管理的服務對象是多元化的。提升檔案管理的數字化服務水平，是檔案管理朝著規范化建設邁進以及實現高水平發展的關鍵所在。煙臺職業學院在檔案管理數字化應用中，充分借助專業的檔案管理數字化平臺，努力提高檔案數字化共享程度?，?運用現代化信息技術?，將學校在教學、科研以及資產管理等諸多領域連接起來，為用戶提供個性化的檔案服務，切實滿足廣大師生對于檔案的多樣化需求。

檔案管理數字化是推動檔案管理走向規范化建設以及實現高水平發展的助力，為學校在教學、科研、資產管理等方面提供有力支撐。煙臺職業學院在檔案管理數字化的推進之路上多措并舉，汲取先進理念與技術，不斷提升檔案管理數字化服務的質量與效能，為學校實現高質量可持續發展提供堅實高效的檔案服務保障。

（王艷華）

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